Steven的社群小教室-做專案時如何做好時間分配？

【#Steven的社群小教室-歡迎大家發問】 Q：「老師，做專案時如何做好時間分配？（一）」我：這邊我想教大家幾種方法！ [ 一 ] 加班你會覺得，加班也是時間管理的一種嗎？加班不外乎是一個方法，他的優點是增加了更多上班的時間，同時也是自己對自己的承諾以及某種程度的犧牲，鍛鍊著你的意志力。同樣的，你的主管、同事或部署都會看到你願意為了工作犧牲自己的生活與下班時間。別小看增加工作時間的影響力。以時間上來看，如果你比其他人多上班兩三個小時，往上乘以一年、兩年，那就比其他人多很多，而你的功力也會比其他人增加。如此到了第十年，那就真的非常可觀。如果大家上一年班的時間，你上了1.5年的班，十年後你就有十五年的功力！這就叫做「儲存時間」。但加班這件事，以我一個公司經營者的角度來看，我沒辦法鼓勵員工加班。因為勞工階層會覺得老闆在說幹話，你給我那麼多工作，我當然要加班！以我們的公司而言，只要申請加班費，不用繁雜的手續或提前申請，通通一律過關，沒有廢話！身為老闆探討加班現象時，是非常敏感的。因此我必須合理的看到另一面，那就是你會犧牲掉下班時間，或談戀愛及陪伴家人的時間。如此你的人生就會比較單調，只剩工作，偏偏人生不應該只剩下工作呀！所以，事情沒有絕對的對，或絕對的錯。加班不是一定不好，他有他的效益，但他也有犧牲的一面。重點在於，你如何「選擇」，這點就留給大家做判斷。

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【#Steven的社群小教室-歡迎大家發問】 Q：「老師，做專案時如何做好時間分配？（二）」我： [ 二 ] 增加專案時間專案時間有沒有可能以重要性做區分呢？比如說，你本來預估時間時就知道專案是需要被延期及增加時間的。增加的時間在一開始便要預估好，雖然可能會失準，但每天亦步亦趨地推展進度時，你會知道能否追上，或需不需要增加時間。如果真的得增加時間，你必須盡快告知並回報主管、組員與客戶。這樣的告知雖然是延期，卻是一個停損點，能夠爭取更多合理的、全方位的準備時間。當你沒有足夠的準備時間時，那反而危險呀！在專案中，大家做好準備，知道怎麼因應狀況後，萬一真的得延期，大家也才知道要怎麼配合。不能延期的話，大家也才能夠一起想其他辦法。最壞的狀況是，你必須延期，但你沒有告知，最後就開天窗。這樣對專案來說是一種失敗，也是自己名聲的毀滅。結論，「延期」這件事，也是專案管理的一種控管方式。當你提出延期，你必須：（1）儘早提出。（2）經過主管允許。（3）提出延期的原因及詳細處理方式。

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【#Steven的社群小教室-歡迎大家發問】 Q：「老師，做專案時如何做好時間分配？（三）」我： [ 三 ] 找到聰明的方式我們都知道一句話叫「熟能生巧」。你熟悉了，就可以很快速地做完它。比如那些舀湯的攤販，或包便當的商家，那個打包的手速實在快到不行，毫無延誤！為什麼要這麼快，不慢慢來呢？因為他不想讓後面的人排太久。做案子也是這個道理，當你熟能生巧後，就可以用更快的速度賺進更多錢，這就是你的價值！所以，埋首在我們的工作中，努力的學習，並找出更快的方式，這就是熟能生巧。另外，找「有經驗的人」也是一種方式。他可能是你的學長姐，更甚是訓練你的教練。在一間公司教育你的人可能是主管，他不只教你Know How，更會教你用省時間及聰明的方式解決問題，並快速達到你要的效果。就像是一個常常往返台北高雄的人，他會知道哪一種交通工具才是真正的快，因為他都搭過了，甚至也徒步走過了！他知道如何趨吉避凶，並用聰明的方式達到一樣的目的。聰明的方式還有一個重點—抓重點。當你要做溝通時，你可以用Excel做表格，或用文字詳細紀錄，甚至使用PowerPoint、Email列點說明。這樣的答案型態，是用來做溝通的。溝通用的東西就要先追求「看懂」，而不是被那些很漂亮的表格、畫面僵化，一切都要以「有效溝通」為最高指導！最後一個重點是—尋找「Key Man」。為了找出最聰明的方式，你通常得找出「Key Man」。這個人可能是專案窗口、主管、客戶、客戶老闆等等，從他們身上找到關鍵，才能在做專案時正中靶心，有效解決問題並找到重點！

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【#Steven的社群小教室-歡迎大家發問】 Q：「老師，做專案時如何做好時間分配？（四）」我： [ 四 ] 團隊人力支援做專案時，如果時間不夠的話，人力是可以增加的呀！千萬不要有「我不想把工作丟給別人」或「我想自己完成」的想法。試問，今天這件事情，是專案成功不延期比較重要，還是你在意的點比較重要呢？另外一個大重點是，這件事必須透過專案負責人來判斷需不需要另請他人，來讓事情更加完善。我認為在一個專案中，千萬不要逞英雄。運用團隊的狀態，讓一個專案盡善盡美，你才能成為真正的英雄！或者，你可能會覺得把工作給其他人是一種不負責任的表現。當然，如果你消化得了並且能做好，就不在討論範圍內。但今天如果你有開天窗的可能，還不想把工作分給別人的話，你真的會有做不完的可能！這個時候，你一定要請求人力支援。在一間公司，大家不是單打獨鬥，而是在比較誰會團隊合作。團隊合作後讓一個專案成功，你才是真英雄，單打獨鬥反而讓你有溺死淹沒的風險。團隊的人力中，分成幾種狀況。（一）同儕（二）主管（三）增加人力首先，同儕。同儕基本上是可以支援你的。因為在專案中，有些人份量很重，有些人很輕，所以請同儕幫忙並不可恥，因為大家都可能會需要幫忙，這就是團隊。但是，你可能不會知道同儕的工作是重是清，這要由主管判斷。因此，把問題拋給主管，讓主管進行協調合作，這才是有機的組織。有機的組織自然會運轉並且調配，就像左手拿不動東西時，右手會前來協助一樣，右手總不會告訴左手，你在增加我的負擔！因為最重要的事情是，我們必須把這個責任一起完成。千萬不要有工作量多而不想協助的迷思，應該由你的主管判斷是否請同儕協助。同樣的，你也可能會請主管協助。你的主管在做的，大部分都是專業領導，他們有比你厲害的技巧及比你深厚的功力，更重要的是比你高強的觀念，以及更多成功與失敗的經驗。當他是更強的能手時，就能造就一個正確的互助方式。最後一點，增加人力。你本身的工作量與專案內容，細節中到底需要多少時間，要與主管做討論。當你有問題時，他不會知道工作量是多或是少，做得快或慢，甚至你需不需要幫忙。他不可能永遠都知道，因為他不是你的保姆！因此，這兩邊的人必須互相溝通。主管多問你，你多回報主管，兩邊互相溝通看有什麼問題，才能夠做好調配。所以，增加團隊人力也是個很好選項，但必須由你的主管或老闆做決定。因為他是最知道團隊狀況的人，也知道工作量的多寡，必須由他出面與老闆協調是否要增加人力，老闆才會透過經濟效益的計算，來思考是不是需要新同伴的加入。

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【#Steven的社群小教室-歡迎大家發問】 Q：「老師，做專案時如何做好時間分配？（五）」我： [ 五 ] 與客戶溝通在專案管理中，我們做事時常常會依據客戶的要求。但有些東西客戶以為很重要，或習慣這樣做，但是這真的有實際幫助到客戶嗎？如果沒有，那這些功夫是不是可以再做調整？所以，如果我們有更好的方案，又可以解決問題，也不用白費太多時間的話，就要趕快跟客戶溝通。所以，與客戶溝通時：第一個重點：期待值第二個重點：交付他人的檔案與格式第三個重點：做事情的優先順序做專案時，這都是我們要輔導、幫助並教育客戶的部分。在這些過程當中，把該做的事井然有序的告訴客戶，並且完成良好的溝通，把一切梳理好，才能真正達成客戶的需求。在與客戶的溝通中，如果你資歷比較淺，不知道如何與客戶梳理的話，請找你的主管。你的主管會比較有經驗，並且帶著你與客戶做折衝，同時做智慧的引導，幫你想解決問題的辦法。

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【#Steven的社群小教室-歡迎大家發問】 Q：「老師，做專案時如何做好時間分配？（六）」我： [ 六 ] 前置量在做專案時，如果你有一兩個月的時間完成，可以抓一個半月完成，留兩個禮拜作為前置量。或者週三要繳交作品時，團隊內部規定禮拜一完成，留下兩天作為前置量。前置量是非常重要的，有它你才能控制風險，且有餘裕時間。這個餘裕在任何狀況，比如和廠商押時間時，都會成為關鍵。有些人一定會覺得，專案已經非常趕了，沒辦法抓出餘裕時間吧？這樣想的話就錯囉！比如週二要繳交，我遇過的大多數人都會在晚上，或下班前繳交。你何不說「週二中午前繳交」或者「週二中午十一點」繳交呢？如果他還需要時間的話，他至少下午會給你，這就是餘裕的重要性。另外，製作專案時，可以用「週」、「天」、「小時」等單位抓時間餘裕，所以我們應該不要太準確的抓出時間。比如，客戶禮拜三必須上線，你可以規定大家禮拜三早上十點，剛來上班時準時上線，然後你和客戶說我們下午三點上線，這時你就抓出了大概一天的時間作為餘裕了。這樣的餘裕時間，我們就控制住了，而這也只有你與主管自己知道。這麼做的話可以降低風險，這個觀念非常重要！我最近做一個案子，要求大家中午十二點上線，並和客戶押下午三點上線，最後大家上線的時間為12點35分。我如果和客戶押十二點的話，大家上線的時間已經延遲了，如此一定會被客戶挑戰到不行，因為這個上線時間不只客戶在等，甚至是客戶的老闆在等，所以壓力非常大，務必要求準時。所以，押好前置量及餘裕時間，是非常重要的！

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【#Steven的社群小教室-歡迎大家發問】 Q：「老師，做專案時如何做好時間分配？（七）」我： [ 七 ] 緊扣時間假設你和客戶押時間時，押上一段紅字，請他務必在這段時間內回覆，比如「我們在禮拜一繳交作品，週三前請回覆我們狀況」。這兩天的時間給他們討論一定是夠的。然而在這個環節中，最怕的就是你沒跟他說什麼時候之前要回覆，他也不知道該何時回，就會覺得不急。對客戶來說，回覆你的東西如果不是最緊急的，他就會覺得不管早回或晚回，只要你能完成就好了。所以，在這個部分，請一定要押上客戶必須回覆的期限！第二個，公司內部的員工，或者設計師，也要明確的跟他說何時回覆、何時繳交。這樣緊扣時間的把關，無論是用Line、電話，或者直接口頭和他提醒，都可以追上時間。溝通時間是一回事，但別忘了「追」時間，可是另一回事！第三個，就是上述說的「追」到時間。你必須緊扣時間並追上它，這部分是要靠決心、積極力與行動去解決問題的！ [ 最後總結 ] 「溝通」不外乎是最關鍵最關鍵最關鍵...的事，尤其是回報。和主管回報你的進度、狀況、你與客戶的困難，溝通時才能更順利喔！