Steven的社群小教室-做專案時如何做好時間分配?

#Steven的社群小教室-歡迎大家發問】 Q:「老師,做專案時如何做好時間分配?(一)」 我:這邊我想教大家幾種方法! [ 一 ] 加班 你會覺得,加班也是時間管理的一種嗎? 加班不外乎是一個方法,他的優點是增加了更多上班的時間,同時也是自己對自己的承諾以及某種程度的犧牲,鍛鍊著你的意志力。 同樣的,你的主管、同事或部署都會看到你願意為了工作犧牲自己的生活與下班時間。 別小看增加工作時間的影響力。以時間上來看,如果你比其他人多上班兩三個小時,往上乘以一年、兩年,那就比其他人多很多,而你的功力也會比其他人增加。 如此到了第十年,那就真的非常可觀。如果大家上一年班的時間,你上了1.5年的班,十年後你就有十五年的功力!這就叫做「儲存時間」。 但加班這件事,以我一個公司經營者的角度來看,我沒辦法鼓勵員工加班。因為勞工階層會覺得老闆在說幹話,你給我那麼多工作,我當然要加班! 以我們的公司而言,只要申請加班費,不用繁雜的手續或提前申請,通通一律過關,沒有廢話! 身為老闆探討加班現象時,是非常敏感的。因此我必須合理的看到另一面,那就是你會犧牲掉下班時間,或談戀愛及陪伴家人的時間。如此你的人生就會比較單調,只剩工作,偏偏人生不應該只剩下工作呀! 所以,事情沒有絕對的對,或絕對的錯。加班不是一定不好,他有他的效益,但他也有犧牲的一面。重點在於,你如何「選擇」,這點就留給大家做判斷。

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#Steven的社群小教室-歡迎大家發問】 Q:「老師,做專案時如何做好時間分配?(二)」 我: [ 二 ] 增加專案時間 專案時間有沒有可能以重要性做區分呢? 比如說,你本來預估時間時就知道專案是需要被延期及增加時間的。 增加的時間在一開始便要預估好,雖然可能會失準,但每天亦步亦趨地推展進度時,你會知道能否追上,或需不需要增加時間。 如果真的得增加時間,你必須盡快告知並回報主管、組員與客戶。這樣的告知雖然是延期,卻是一個停損點,能夠爭取更多合理的、全方位的準備時間。當你沒有足夠的準備時間時,那反而危險呀! 在專案中,大家做好準備,知道怎麼因應狀況後,萬一真的得延期,大家也才知道要怎麼配合。不能延期的話,大家也才能夠一起想其他辦法。 最壞的狀況是,你必須延期,但你沒有告知,最後就開天窗。這樣對專案來說是一種失敗,也是自己名聲的毀滅。 結論,「延期」這件事,也是專案管理的一種控管方式。當你提出延期,你必須: (1)儘早提出。 (2)經過主管允許。 (3)提出延期的原因及詳細處理方式。

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#Steven的社群小教室-歡迎大家發問】 Q:「老師,做專案時如何做好時間分配?(三)」 我: [ 三 ] 找到聰明的方式 我們都知道一句話叫「熟能生巧」。你熟悉了,就可以很快速地做完它。 比如那些舀湯的攤販,或包便當的商家,那個打包的手速實在快到不行,毫無延誤! 為什麼要這麼快,不慢慢來呢?因為他不想讓後面的人排太久。 做案子也是這個道理,當你熟能生巧後,就可以用更快的速度賺進更多錢,這就是你的價值! 所以,埋首在我們的工作中,努力的學習,並找出更快的方式,這就是熟能生巧。 另外,找「有經驗的人」也是一種方式。 他可能是你的學長姐,更甚是訓練你的教練。在一間公司教育你的人可能是主管,他不只教你Know How,更會教你用省時間及聰明的方式解決問題,並快速達到你要的效果。 就像是一個常常往返台北高雄的人,他會知道哪一種交通工具才是真正的快,因為他都搭過了,甚至也徒步走過了!他知道如何趨吉避凶,並用聰明的方式達到一樣的目的。 聰明的方式還有一個重點—抓重點。 當你要做溝通時,你可以用Excel做表格,或用文字詳細紀錄,甚至使用PowerPoint、Email列點說明。 這樣的答案型態,是用來做溝通的。溝通用的東西就要先追求「看懂」,而不是被那些很漂亮的表格、畫面僵化,一切都要以「有效溝通」為最高指導! 最後一個重點是—尋找「Key Man」。 為了找出最聰明的方式,你通常得找出「Key Man」。這個人可能是專案窗口、主管、客戶、客戶老闆等等,從他們身上找到關鍵,才能在做專案時正中靶心,有效解決問題並找到重點!

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#Steven的社群小教室-歡迎大家發問】 Q:「老師,做專案時如何做好時間分配?(四)」 我: [ 四 ] 團隊人力支援 做專案時,如果時間不夠的話,人力是可以增加的呀!千萬不要有「我不想把工作丟給別人」或「我想自己完成」的想法。 試問,今天這件事情,是專案成功不延期比較重要,還是你在意的點比較重要呢?另外一個大重點是,這件事必須透過專案負責人來判斷需不需要另請他人,來讓事情更加完善。 我認為在一個專案中,千萬不要逞英雄。運用團隊的狀態,讓一個專案盡善盡美,你才能成為真正的英雄! 或者,你可能會覺得把工作給其他人是一種不負責任的表現。當然,如果你消化得了並且能做好,就不在討論範圍內。但今天如果你有開天窗的可能,還不想把工作分給別人的話,你真的會有做不完的可能! 這個時候,你一定要請求人力支援。在一間公司,大家不是單打獨鬥,而是在比較誰會團隊合作。團隊合作後讓一個專案成功,你才是真英雄,單打獨鬥反而讓你有溺死淹沒的風險。 團隊的人力中,分成幾種狀況。 (一)同儕 (二)主管 (三)增加人力 首先,同儕。 同儕基本上是可以支援你的。因為在專案中,有些人份量很重,有些人很輕,所以請同儕幫忙並不可恥,因為大家都可能會需要幫忙,這就是團隊。 但是,你可能不會知道同儕的工作是重是清,這要由主管判斷。因此,把問題拋給主管,讓主管進行協調合作,這才是有機的組織。 有機的組織自然會運轉並且調配,就像左手拿不動東西時,右手會前來協助一樣,右手總不會告訴左手,你在增加我的負擔! 因為最重要的事情是,我們必須把這個責任一起完成。千萬不要有工作量多而不想協助的迷思,應該由你的主管判斷是否請同儕協助。 同樣的,你也可能會請主管協助。 你的主管在做的,大部分都是專業領導,他們有比你厲害的技巧及比你深厚的功力,更重要的是比你高強的觀念,以及更多成功與失敗的經驗。當他是更強的能手時,就能造就一個正確的互助方式。 最後一點,增加人力。 你本身的工作量與專案內容,細節中到底需要多少時間,要與主管做討論。當你有問題時,他不會知道工作量是多或是少,做得快或慢,甚至你需不需要幫忙。他不可能永遠都知道,因為他不是你的保姆! 因此,這兩邊的人必須互相溝通。主管多問你,你多回報主管,兩邊互相溝通看有什麼問題,才能夠做好調配。 所以,增加團隊人力也是個很好選項,但必須由你的主管或老闆做決定。 因為他是最知道團隊狀況的人,也知道工作量的多寡,必須由他出面與老闆協調是否要增加人力,老闆才會透過經濟效益的計算,來思考是不是需要新同伴的加入。

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#Steven的社群小教室-歡迎大家發問】 Q:「老師,做專案時如何做好時間分配?(五)」 我: [ 五 ] 與客戶溝通 在專案管理中,我們做事時常常會依據客戶的要求。但有些東西客戶以為很重要,或習慣這樣做,但是這真的有實際幫助到客戶嗎?如果沒有,那這些功夫是不是可以再做調整? 所以,如果我們有更好的方案,又可以解決問題,也不用白費太多時間的話,就要趕快跟客戶溝通。 所以,與客戶溝通時: 第一個重點:期待值 第二個重點:交付他人的檔案與格式 第三個重點:做事情的優先順序 做專案時,這都是我們要輔導、幫助並教育客戶的部分。在這些過程當中,把該做的事井然有序的告訴客戶,並且完成良好的溝通,把一切梳理好,才能真正達成客戶的需求。 在與客戶的溝通中,如果你資歷比較淺,不知道如何與客戶梳理的話,請找你的主管。你的主管會比較有經驗,並且帶著你與客戶做折衝,同時做智慧的引導,幫你想解決問題的辦法。

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#Steven的社群小教室-歡迎大家發問】 Q:「老師,做專案時如何做好時間分配?(六)」 我: [ 六 ] 前置量 在做專案時,如果你有一兩個月的時間完成,可以抓一個半月完成,留兩個禮拜作為前置量。或者週三要繳交作品時,團隊內部規定禮拜一完成,留下兩天作為前置量。 前置量是非常重要的,有它你才能控制風險,且有餘裕時間。這個餘裕在任何狀況,比如和廠商押時間時,都會成為關鍵。 有些人一定會覺得,專案已經非常趕了,沒辦法抓出餘裕時間吧? 這樣想的話就錯囉!比如週二要繳交,我遇過的大多數人都會在晚上,或下班前繳交。 你何不說「週二中午前繳交」或者「週二中午十一點」繳交呢?如果他還需要時間的話,他至少下午會給你,這就是餘裕的重要性。 另外,製作專案時,可以用「週」、「天」、「小時」等單位抓時間餘裕,所以我們應該不要太準確的抓出時間。 比如,客戶禮拜三必須上線,你可以規定大家禮拜三早上十點,剛來上班時準時上線,然後你和客戶說我們下午三點上線,這時你就抓出了大概一天的時間作為餘裕了。 這樣的餘裕時間,我們就控制住了,而這也只有你與主管自己知道。這麼做的話可以降低風險,這個觀念非常重要! 我最近做一個案子,要求大家中午十二點上線,並和客戶押下午三點上線,最後大家上線的時間為12點35分。 我如果和客戶押十二點的話,大家上線的時間已經延遲了,如此一定會被客戶挑戰到不行,因為這個上線時間不只客戶在等,甚至是客戶的老闆在等,所以壓力非常大,務必要求準時。 所以,押好前置量及餘裕時間,是非常重要的!

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#Steven的社群小教室-歡迎大家發問】 Q:「老師,做專案時如何做好時間分配?(七)」 我: [ 七 ] 緊扣時間 假設你和客戶押時間時,押上一段紅字,請他務必在這段時間內回覆,比如「我們在禮拜一繳交作品,週三前請回覆我們狀況」。 這兩天的時間給他們討論一定是夠的。然而在這個環節中,最怕的就是你沒跟他說什麼時候之前要回覆,他也不知道該何時回,就會覺得不急。 對客戶來說,回覆你的東西如果不是最緊急的,他就會覺得不管早回或晚回,只要你能完成就好了。 所以,在這個部分,請一定要押上客戶必須回覆的期限! 第二個,公司內部的員工,或者設計師,也要明確的跟他說何時回覆、何時繳交。這樣緊扣時間的把關,無論是用Line、電話,或者直接口頭和他提醒,都可以追上時間。 溝通時間是一回事,但別忘了「追」時間,可是另一回事! 第三個,就是上述說的「追」到時間。 你必須緊扣時間並追上它,這部分是要靠決心、積極力與行動去解決問題的! [ 最後總結 ] 「溝通」不外乎是最關鍵最關鍵最關鍵...的事,尤其是回報。和主管回報你的進度、狀況、你與客戶的困難,溝通時才能更順利喔!

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